Custom email như Google Workspace miễn phí?

Nếu bạn sở hữu một tên miền và muốn sử dung email với tên miền đó nhưng chưa tìm ra được dịch vụ email phù hợp. Hoặc nếu bạn yêu thích Gmail và muốn sử dụng Gmail với tên miền tùy chỉnh, ví dụ như [email protected] thay vì @gmail.com, bộ Google Workspace giúp chúng ta sử dụng email với tên miền tùy chỉnh.

Tuy nhiên, gói rẻ nhất của dịch vụ này ít nhất cũng đã là $6 mỗi tháng. Quá tốn kém đúng không. Bài viết này sẽ chỉ bạn một cách miễn phí.

Custom email như thế nào?

Email tùy chỉnh, hay custom email là ví dụ, bạn đang sở hữu tên miền xwizer.com. Bạn muốn tạo cho mình email tên là [email protected].

Để sử dụng Gmail để gửi, nhận email dưới danh nghĩa email tùy chỉnh kia, bạn cần có:

  • Một tên miền: ví dụ như trong bài viết này, là xwizer.com
  • Một tài khoản gmail khả dụng
  • Một tài khoản Cloudflare

Bước 1: Thiết lập hộp thư

Đầu tiên, để tạo được một email tùy chỉnh thì tất nhiên bạn phải sở hữu một tên miền. Đấy là về địa chỉ, giống như bạn mua nhà vậy, bạn cần phải có một căn nhà tại địa chỉ đó thì mới sống được, đúng không. Vậy nên, chúng ta sẽ đi tìm một “căn nhà” cho hộp thư của mình.

Trong trường hợp này, “căn nhà” mà chúng ta nhắc đến là một tài khoản gmail. Bạn có thể dùng email hiện có, hoặc tạo mới một email để tách biệt với những tài khoản hiện tại.

Nếu bạn có ý định đặt tên Gmail mới có vẻ hay ho và dùng riêng cho email tùy chỉnh kia, thì hãy cân nhắc điều sau:

  • Nếu bạn không muốn sử dụng dịch vụ khác của Google thì không cần quan tâm
  • Nếu bạn muốn sử dụng Google Drive dưới danh nghĩa [email protected], người khác chia sẻ file cho bạn qua email tùy chỉnh kia, hoặc bạn muốn đăng nhập vào Google bằng email tùy chỉnh chứ không phải email “căn nhà” kia, thì tạm thời hãy sử dụng một email có sẵn, để đến bước cuối cùng, bạn sẽ tạo một email mới.

Dù sao đi nữa, tạm gọi Gmail mà bạn quyết định làm kho chứa email, sẽ có tên là [email protected]

Bước 2: Cài đặt hộp thư đến

Bây giờ bạn cần thiết lập một vài thông số với tên miền và Cloudflare.

Mục đích của bước này được đơn giản như sau: mọi email gửi đến [email protected] đều được chuyển đến helloxwizer@gmail.com.

Thật may mắn, Cloudflare có một dịch vụ hay ho gọi là Email Routing, giúp người dùng điều hướng các email mà họ quản lý. Chi tiết các bước như sau:

  • Đầu tiên, nếu chua có tài khoản Cloudflare, hãy tạo một cái mới tại đây
  • Sau đó, đảm bảo các bản ghi DNS tên miền của bạn (ví dụ xwizer.com) nằm dưới sự quản lý của Cloudflare. Bạn không cần chuyển đổi nhà cung cấp dịch vụ tên miền, chỉ cần thêm vào thiết lập DNS để chuyển hướng đến Cloudflare. Hãy xem hướng dẫn chính thức của Cloudflare tại đây
  • Truy cập vào phần quản lý tên miền trong Cloudflare, chọn đúng tên miền bạn cần
  • Ở thanh menu bên phải, chọn Email > Email RoutingGet Started
  • Trong phần Custom address (Địa chỉ tùy chỉnh), nhập email mà bạn muốn. Ví dụ như `[email protected]`
  • Phần Destination address (Địa chỉ đích), nhập vào gmail bạn chọn lúc trước để chứa các email.
  • Nhấp vào Create and continue (Tạo và tiếp tục)
  • Cloudflare sẽ gửi một email xác nhận vào Địa chỉ đích, bạn cần xác nhận trước khi thực hiện các bước tiếp theo. Nếu đã xác nhận, email trong phần Destination address sẽ hiện chữ verified màu xanh
  • Cloudflare sẽ tự động tạo và thêm các ghi chú DNS MX và TXT để thực thi chức năng Email Routing. Vì là tự động nên bạn cứ nhấp Add records and finish

Sau khi đã hoàn thành, cỡ một vài phút thì các thiết lập sẽ có hiệu lực ngay. Nhưng cũng có thể kéo dài đến 48 giờ. Tùy nhân phẩm 😀

Để kiểm tra mọi thứ hoạt động chưa, bạn gửi một email mới từ địa chỉ khác với Gmail nhận thư, ví dụ như helloxwizer@gmail.com. Lý do là để tránh vòng lặp gửi email, Gmail sẽ không hiện thư đến vì nó trùng với email đã gửi đi.

Bước 3: Thiết lập hộp thư đi

Để gửi được email đi với danh nghĩa [email protected] từ Gmail, bạn cần truy cập vào cài đặt trong Gmail: https://mail.google.com/mail/#settings/accounts

  • Ở thẻ Accounts and Import (Tài khoản và Nhập), tìm đến Send email as (Gửi email bằng), sau đó chọn Add another email address (Thêm một email khác)
  • Một cửa sổ mới được mở ra, nhập vào tên cho email và email tùy chỉnh đã được tạo ở Cloudflare. Ví dụ như [email protected]. Bỏ tùy chọn Treat as alias
  • Đến bước tiếp theo, nhập smtp.gmail.com cho SMTP server, cổng 587.
  • Username là username của tài khoản Gmail, ví dụ như helloxwizer (không có @gmail.com`.
  • Mật khẩu không phải là mật khẩu của tài khoản Gmail. Bạn phải tạo một App password (Mật khẩu ứng dụng). Truy cập link này nếu Gmail không cài Yếu tố xác thực thứ 2 (2FA), hoặc link này nếu 2FA đã được bật.
  • Bấm hoàn thành và bạn sẽ nhận được một email xác thực gửi về Gmail của mình. Hoàn thành xác minh, bạn có thể gửi email dưới danh nghĩa tùy chỉnh mà bạn mong muốn.

Nếu bạn muốn luôn gửi thư đi băng email tùy chỉnh, hoặc trả lời bằng email nào, hãy truy cập lại phần cài đặt Send mail as để thiết lập lại.

Bây giờ, bạn hãy thử gửi một email mới, nhớ chọn người gửi là email tùy chỉnh để kiểm tra mọi thứ hoạt động như thế nào nhé.

Tuyệt vời, bây giờ bạn có thể gửi và nhận thư thông qua email mới, trên nền tảng của Google rồi.

Bước 4: Các dịch vụ khác của Google

Nếu bạn muốn sử dụng thêm các dịch vụ khác của Google, như là tham gia chỉnh sửa tài liệu trên Google Docs dưới danh nghĩa email tùy chọn, hãy làm thêm bước sau:

Cập nhật 19/3/2024

Bạn nên làm theo các bước sau:

Ở các bước trước, bạn đã đăng ký [email protected] làm hòm thư nhận mail cho [email protected]. Bước tiếp theo sẽ liên kết [email protected] với các dịch vụ của Google.

Tổng kết

Tóm lại, quá trình được tóm tắt như sau:

Có thể mọi thứ không hoàn hảo như khi trả tiền cho Google, nhưng với chi phí 0 đồng như vậy thì thật đáng để thử đúng không?

Bài viết chia sẻ kinh nghiệm cá nhân, cùng với sự tham khảo từ Max

Leave a Comment